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更新や修正がなされない

オフィス

手順書は品質維持に重要

ビジネスにおいて重要なのは誰が行っても同じ品質の製品やサービスを提供することです。この為に必要なのがマニュアルと呼ばれる作業手順書と全体のフローです。新規業務を行う際には必ずその手順を書面化します。これは、ビジネスを行う上では誰が見ても明確な手順である事と、その手順によって行う事の妥当性を検討するためです。新規業務におけるマニュアル作成を行わないことはほとんどありませんが、重要なのはマニュアルの更新です。一度マニュアル作成を行い手順通りに作業を開始してもフローの変更や、効率化による手順の変更は必ずと言っていいほど行われます。しかしフロー変更の際にマニュアル修正を行うケースは少なくなっています。

修正を見越した作成

マニュアル修正を行わないとその作業を誰が行っても同じ品質やサービスにすることが難しくなります。また初めてその業務に携わる人が手順を理解するのに手順を知っている人に聞かなくてはならないなど人に関する工数もかかるのです。このような事態を防止するために必要なのは、マニュアル作成段階で修正を見越した形で作成する事が大事です。そのためマニュアル作成の段階で修正しやすいソフトを使うなど、修正することを考慮した対策が必要になってくるのです。最近ではマニュアル作成専用のソフトも販売されており、修正や変更も簡単に行えるようになっています。こうしたソフトを導入すれば、マニュアル作成にかけていた時間も大幅にカットできるでしょう。マニュアルは会社の財産となるため、必ず最新版にアップロードすることが大事なのです。